Розвивається стан адміністративної підтримки юридичних фірм

Адміністративна підтримка була в облозі протягом майже десятиліття, з нестійкою моделлю талантів і цокаючим годинником виходу на пенсію. Тепер із появою гнучких моделей роботи та генеративного ШІ ці зміни прискорюються безпрецедентними темпами.

Більшість фірм почали шлях змін. Парадигма юридичної адміністративної підтримки в юридичних фірмах зазнала значних змін, починаючи від спроб покращити співвідношення адміністраторів і адвокатів до появи груп підтримки та центрів ресурсів для адвокатів, а також до впливу гібридних моделей роботи, які зараз прискорилися завдяки впровадженню ШІ. останнє десятиліття.

Але тут виникає запитання: чи успішні зміни в адміністративній підтримці, і чи вважають юридичні фірми, що вони достатньо підготовлені для задоволення майбутніх потреб бізнесу?

Зміна парадигми в адміністративній підтримці

Висновки з 2024 р. Опитування адміністративної підтримки юридичної фірми про стан галузі RR Donnelley намалюйте яскраву картину галузі з перехідним періодом. Юридичні фірми, як великі, так і малі, переоцінюють структуру та використання своїх адміністративних ресурсів. Хоча кроки до покращення співвідношення адвокатів і секретарів і впровадження гібридних моделей роботи є кроками в правильному напрямку, дані опитування показують, що цих зусиль може бути недостатньо для вирішення викликів майбутнього.

Наприклад, у той час як 45% фірм працюють над покращенням співвідношення між адвокатами та секретарями, а 53% прийняли гібридну модель роботи, значна частина фірм все ще відчуває труднощі з основами управління змінами. Високе робоче навантаження та часові обмеження назвали 72% компаній основними перешкодами, тоді як 37% назвали обмежений доступ до навчання та можливостей розвитку. Ці перешкоди є критично важливими, оскільки вони заважають фірмам повністю використовувати потенційні переваги нових адміністративних моделей і технологій.

Технологічний розрив

Яскравою проблемою, яка випливає з опитування, є знання технологій — або їх відсутність — серед адміністративного персоналу. Оскільки лише 2% респондентів повідомили, що їхній персонал має передові технологічні навички, включаючи знання штучного інтелекту, очевидно, що багато компаній ще не оснащені всіма можливостями сучасних інструментів. Ця нестача навичок особливо занепокоєна, враховуючи все більшу залежність від технологій для оптимізації робочих процесів і підвищення ефективності.

Дані показують, що майже половина компаній (48%) оцінюють технологічні навички своїх співробітників як базові, з мінімальними навичками поза стандартними офісними програмами. Відсутність технологічних можливостей не тільки уповільнює впровадження більш ефективних адміністративних моделей, але й ставить фірми в невигідне конкурентне становище в галузі, яка швидко оцифровується.

Збалансуйте вартість і якість

Ще одним критичним викликом, висвітленим в опитуванні, є боротьба за збалансування операційних витрат із підтриманням якості та ефективності адміністративних послуг. Більшість компаній (57%) висловлюють занепокоєння в цій сфері, яка ще більше ускладнюється фінансовим тиском у світі після пандемії. У той час як деякі компанії вивчають аутсорсинг (21%) як засіб економії, інші інвестують у технології для оптимізації робочих процесів. Однак без чіткої стратегії та відповідних навичок ці зусилля можуть не дати бажаних результатів.

Шлях вперед

Подорож до більш ефективної та стабільної моделі адміністративної підтримки триває, і опитування підкреслює, що універсального рішення для всіх не існує. Щоб фірми процвітали в цьому ландшафті, що розвивається, потрібен багатогранний підхід, який включає підвищення кваліфікації адміністративного персоналу, використання технологій і перегляд традиційних структур підтримки.

Погляд у майбутнє: стратегічні міркування для юридичних фірм

Оскільки юридичні фірми орієнтуються в цій складній місцевості, кілька стратегічних міркувань можуть допомогти їм прийняти рішення:

1. Розподіл ресурсів на основі даних: Використання даних для аналізу завдань, які виконує допоміжний персонал, може дати цінну інформацію про розподіл ресурсів. Такий підхід може допомогти компаніям ефективніше перерозподілити відповідальність, гарантуючи, що адміністративні ресурси розгортаються там, де вони найбільше потрібні.
2. Централізовані центри підтримки: Створення централізованих центрів підтримки для рутинних завдань може підвищити загальну ефективність і забезпечити більш спеціалізовану пряму підтримку, де це необхідно. Ця модель також може сприяти кращому управлінню гібридними організаціями роботи.
3. Гібридні моделі підтримки: Гібридний підхід, який поєднує централізовану підтримку з прямою персоналізованою підтримкою, може допомогти компаніям знайти баланс між економічною ефективністю та якісним обслуговуванням. Ця модель особливо добре підходить для компаній, які прагнуть розширити свою діяльність, зберігаючи високі стандарти підтримки.
4. Взаємодія з експертами галузі: Консультації з галузевими експертами можуть надати цінну інформацію про нові тенденції та передовий досвід. Ця зовнішня перспектива може допомогти фірмам приймати більш обґрунтовані рішення та залишатися попереду в умовах, що швидко змінюються.

Висновок

Опитування адміністративної підтримки юридичної фірми RR Donnelley State of the Industry Law Firm за 2024 рік показує, що сектор постійно змінюється, борючись із викликами модернізації та потребою в стратегічній адаптації. Хоча багато компаній зробили важливі кроки до змін, цей шлях ще далекий від завершення. Щоб досягти успіху, юридичні фірми повинні продовжувати впроваджувати інновації, інвестувати в технології та розвивати свою робочу силу, гарантуючи, що вони добре підготовлені для задоволення вимог майбутнього.

Аль Фрімен із віце-президентом із розвитку бізнесу та стратегічних рішень у RR Donnelley, інноваційному партнері юридичних фірм, що надає аутсорсингові рішення щодо адміністративної підтримки, маркетингових і творчих послуг, а також бухгалтерських і фінансових послуг. До нього можна дістатися за адресою (електронна пошта захищена).

Ця стаття з’явилася в Бухгалтерський облік і фінансове планування для юридичних фірмпублікація ALM/Law Journal Newsletters, яка висвітлює всі фінансові аспекти управління юридичними фірмами, зокрема: формування бюджету юридичної фірми; тарифи та тарифні домовленості з клієнтами; координація пільг для партнерів юридичної компанії; і найновіші стратегії для розвитку вашої фірми та вашої кар’єри.